Ochrana osobných údajov

EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk  s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.

Právny základ

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,

Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 55/2017 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Kategórie príjemcov

Príslušné daňové úrady, Finančné riaditeľstvo a iné orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

Sprostredkovateľ na spracúvanie personálnej agendy, sprostredkovateľ na spracúvanie mzdovej agendy,

sprostredkovateľ – technik BOZP, PO, sprostredkovateľ na spracúvanie ekonomicko – účtovnej agendy,

sprostredkovateľ na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby, sprostredkovateľ na spracúvanie IT agendy,

poverení zamestnanci

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

(uvedené lehoty sú podľa registratúrneho poriadku)

Faktúry

10 rokov

Interné doklady

10 rokov

Pokladňa

10 rokov

Vymáhanie pohľadávok

5 rokov

Bankové výpisy

10 rokov

Účtovné závierky

10 rokov

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa,

dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby, SZČO

zamestnanci dodávateľov a odberateľov,

zástupcovia dodávateľov a odberateľov

Kategórie osobných údajov

-     meno, priezvisko, titul,

-     adresa trvalého pobytu,

-     dátum narodenia,

-     druh a číslo dokladu totožnosti,

-     adresa prechodného pobytu,

-     telefónne číslo,

-     e-mailová adresa,

-     podpis,

-     číslo bankového účtu fyzickej osoby.

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA KLIENTOV

Účel spracúvania osobných údajov

V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – klientov ako registrovaných klientov pri objednávke služieb alebo tovarov poskytovaných prevádzkovateľom za účelom vedenia evidencie  klientov a zoznamov jej kontaktov.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov

poverení zamestnanci, externí spolupracovníci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Evidencia klientov – 5 rokov

Kategórie dotknutých osôb  

fyzické osoby - klienti

Kategórie osobných údajov

Titul, meno, priezvisko

e-mailová adresa

t.č.

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA KLIENTOV - ZMLUVNÉ VZŤAHY – KLIENTI FO

Účel spracúvania osobných údajov

V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – klientov pri objednávke služieb alebo tovarov poskytovaných prevádzkovateľom na základe objednávky (telefonickej, e-mailovej, cez objednávkový formulár na webe)

Právny základ

Zmluvný vzťah  medzi prevádzkovateľom a zákazníkom založený potvrdenou objednávkou alebo zmluvou v rámci predmetu podnikania prevádzkovateľa,   povolený Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom,

Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a  súvisiacimi právnymi predpismi. /Čl. 6 ods. 1 písm. b)/ Spracovanie osobných údajov Fyzickej osoby – zákazníka je nevyhnutné na plnenie predmetu zmluvného vzťahu, ktorého zmluvnou stranou je dotknutá osoba - zákazník

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, 

poverení zamestnanci

dodávateľ systému – EUROBANK NOPE MEMORY

OBERTHUR FIDUCIARE

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

Evidencia klientov (faktúry, objednávky, reklamácie)

5 - 10 rokov

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby - klienti

Kategórie osobných údajov

-         meno, priezvisko,

-         adresa,

-         telefónne číslo,

-         e-mail.  

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov -  mimo EÚ sa neuskutočňuje

SÚŤAŽE NA SOCIÁLNEJ SIETI

Účel spracúvania osobných údajov

V rámci predmetného IS sú osobné údaje spracúvané na účel organizovania a vyhodnocovania rôznorodých súťaží organizovaných prevádzkovateľom IS v rámci jeho profilu
na sociálnej sieti Facebook. Do týchto súťaží sa môže zapojiť každá fyzická osoba nad 18 rokov, prostredníctvom sociálnych sietí. Hlavným účelom predmetného IS je vedenie evidencie súťažiacich, vzájomná komunikácia s nimi.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

3 mesiace po vyhodnotení súťaže,

odvolaním súhlasu

Kategórie dotknutých osôb  

fyzické osoby - účastníci súťaží

Kategórie osobných údajov  

- titul, meno, priezvisko.

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

ZÁKAZNÍCI INTERNETOVÉHO OBCHODU

Účel spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ prevádzkuje e-shop: www.eurosouvenir.sk, www.nofi.sk (ďalej aj ako „e-shop“) za účelom poskytnutia služieb predaja tovarov konečnému spotrebiteľovi (maloobchod). Základným predpokladom pre uzatvorenie kúpnej zmluvy je v zmysle Všeobecných obchodných podmienok zaslanie objednávky tovarov prostredníctvom elektronického formulára vyplneného v správnej a úplnej forme. Zaslaním objednávky dotknutá osoba potvrdzuje, že sa so Všeobecnými obchodnými podmienkami oboznámila a v celom rozsahu s nimi súhlasí. Prevádzkovateľ po prijatí elektronického formulára dodá požadovaný tovar objednávateľovi.  Inak povedané – účelom spracúvania osobných údajov zákazníkov e-shopu je dodanie tovaru a uskutočnenie úkonov s kúpou spojených (napr. Zabezpečenie dodania/doručenia tovaru, vystavenie účtovného dokladu a pod.)

Právny základ

Spracovanie osobných údajov zákazníka e-shopu je nevyhnutné na plnenie predmetu zmluvného vzťahu (kúpna zmluva uzatvorená na diaľku odoslaním objednávky a súhlasom so všeobecnými obchodnými podmienkami), ktorého zmluvnou stranou je dotknutá osoba – zákazník.

Kategórie príjemcov

poskytovateľ doručovateľskej služby

Sprostredkovateľ na ekonomicko-účtovnú agendu

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

faktúry, objednávky, reklamácie: 5 až 10 rokov

Kategórie dotknutých osôb  

Zákazníci internetového obchodu

Kategórie osobných údajov  

Titul, meno, priezvisko, adresa

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

REGISTROVANÍ ZÁKAZNÍCI INTERNETOVÉHO OBCHODU

Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ e-shopu mám záujem uľahčiť Vaše budúce nakupovanie. Za týmto účelom bola zavedená na webovej stránke možnosť registrácie. Registrovaný zákazník v prípade ďalšieho nákupu nemusí vypĺňať povinné polia, pretože jeho osobnými údajmi už disponujeme. Za týmto účelom vedieme evidenciu registrovaných zákazníkov. 

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 rokov, alebo do 30 dní odo dňa odvolania súhlasu.

Kategórie dotknutých osôb  

Registrovaný zákazník

Kategórie osobných údajov  

Meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefónne číslo

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA REKLAMÁCIÍ

Účel spracúvania osobných údajov

Evidencia reklamácií na účely ich uplatnenia a vybavenia.

Právny základ

Plnenie zákonných povinností  prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov najmä:

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky  zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č.372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov zmluvy uzatvorené v zmysle vyššie uvedených právnych predpisov.

Kategórie príjemcov

ekonóm,

zamestnanci prevádzkovateľa

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

poverení zamestnanci

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 rokov

Kategórie dotknutých osôb  

Zákazník prevádzkovateľa uplatňujúci si svoje právo na reklamáciu

Kategórie osobných údajov  

meno, priezvisko, kontaktné údaje, číslo účtu

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

MARKETING

Účel spracúvania osobných údajov

Vykonávanie marketingových prieskumov a poskytovania informácií o prevádzkovateľovi dotknutej osobe. Jedná sa o poskytovanie informácii  súvisiacich s ponukou tovarov a služieb prevádzkovateľa alebo jeho obchodných partnerov, vrátane zasielania informácií o zvýhodnených ponukách, produktoch a iných aktivitách, ako i zasielanie obchodných oznámení prostredníctvom elektronických prostriedkov - formou poštového/e-mailového/alebo telefonického kontaktovania na kontaktné údaje uvedené dotknutou osobou.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

advokát

ECOMAIL.CZ, s.r.o.

ui42 spol.s.r.o.

Lehoty na vymazanie os. údajov

3 roky odo dňa udelenia súhlasu

Kategórie dotknutých osôb  

fyzická osoba – záujemca, ktorý prejavil záujem o marketingové informácie

Kategórie osobných údajov

titul, meno, priezvisko,

t.č.

e-mail

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

PROGRAM „OVERENÉ ZÁKAZNÍKMI“

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci tejto agendy je zistenie spokojnosti zákazníkov s nákupom prostredníctvom e-shopu. Vašu spokojnosť s nákupom zisťujeme prostredníctvom e-mailových dotazníkov v rámci programu „Overené zákazníkmi“, do ktorého je náš e-shop zapojený. Tie vám zasielame zakaždým, ak po realizácii nákupu prejavíte so zaslaním e-mailového dotazníka za účelom zistenia spokojnosti s nákupom súhlas. Pre zasielanie dotazníkov, vyhodnocovanie vašej spätnej väzby a analýzy nášho trhového postavenia využívame sprostredkovateľa, ktorým je prevádzkovateľ portálu Heureka.sk; tomu pre tieto účely môžeme na základe Vášho súhlasu odovzdávať informácie o zakúpenom tovare a Vašu e-mailovú adresu. Našim záujmom je získať spätnú väzbu od reálnych zákazníkov, aby sme mohli naše produkty, dodanie a ďalšie služby spojené s dodaním objednaného tovaru skvalitniť.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Sprostredkovateľ: Prevádzkovateľ portálu Heureka.sk

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame na tento účel Vaše osobné údaje iba po dobu nevyhnutnú pre naplnenie účelu spracúvania. Udelením súhlasu so spracovaním osobných údajov na účel zaslania dotazníka v rámci programu „Overené zákazníkmi“ (ďalej aj ako „dotazník“) sú údaje odovzdané sprostredkovateľovi prevádzkovateľovi portálu Heureka.sk, ktorý následne odošle v mene prevádzkovateľa dotazník spokojnosti a následne:

-          v prípade, že doručený dotazník spokojnosti vyplníte, sprostredkovateľ zhromaždí pre nás Vaše hodnotenie nákupu a poskytne nám ho ako anonymnú recenziu. Váš e-mail je sprostredkovateľ povinný ihneď po odoslaní dotazníka spokojnosti zašifrovať. V prípade vyplnenia dotazníka sprostredkovateľ uchováva  Vaše pseudonymizované osobné údaje po dobu štyroch rokov od vyplnenia dotazníka;

ak dotazník spokojnosti nevyplníte, sprostredkovateľ Vaše osobné údaje uchováva v pseudonymizovanej podobe po dobu 6 mesiacov od odoslania dotazníka;

Kategórie dotknutých osôb  

Zákazník e-shopu, ktorý udelil súhlas so zaslaním dotazníka

Kategórie osobných údajov  

E-mailová adresa zákazníka a údaje o objednávke tovaru, realizácia ktorej je predmetom recenzie

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

PROPAGÁCIA PREVÁDZKOVATEĽA – fotografie zákazníkov, referencie

Účel spracúvania osobných údajov

Evidovanie a zverejňovanie fotografií zákazníkov v súvislosti so zakúpeným tovarom alebo poskytnutou službou (referencie) so zámerom budovať dobré meno prevádzkovateľa, propagovať prevádzkovateľa prezentovaním práce (tovarov a služieb) prevádzkovateľa na webovej stránke  prevádzkovateľa, vo vnútorných administratívnych priestoroch, na sociálnych sieťach, prípadne na intranete.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 rokov odo dňa udelenia súhlasu alebo bez zbytočného odkladu po jeho odvolaní.

Kategórie dotknutých osôb  

zamestnanci prevádzkovateľa IS,

verejnosť.

Kategórie osobných údajov  

-         meno a priezvisko (v rámci evidencie. Meno, priezvisko na webovej stránke nie sú zverejnené)

-         fotografia (farebná alebo čiernobiela),

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

VERNOSTNÝ PROGRAM

Účel spracúvania osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov zákazníka na účely vedenia vernostného konta dotknutej osoby a priznávania príslušných výhod, zvyšovania kvality a komplexnosti komunikácie s dotknutou osobou.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Sprostredkovateľ na spracúvanie personálnej agendy, sprostredkovateľ na spracúvanie mzdovej agendy,

sprostredkovateľ – technik BOZP, PO, sprostredkovateľ na spracúvanie ekonomicko – účtovnej agendy,

sprostredkovateľ na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby, sprostredkovateľ na spracúvanie IT agendy

poverení zamestnanci

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 rokov odo dňa udelenia súhlasu alebo bez zbytočného odkladu po jeho odvolaní.

Kategórie dotknutých osôb  

Zákazník zaregistrovaný do vernostného programu

Kategórie osobných údajov  

-         meno, priezvisko, adresa, telefonické kontakty, e-mailové kontakty

-         história objednávok

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

KONTAKTNÝ FORMULÁR 

Účel spracúvania osobných údajov

V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb, ktoré kontaktovali prevádzkovateľa prostredníctvom kontaktného formuláru prístupného na webovom sídle spoločnosti. Prevádzkovateľ spracúva uvedené údaje pre účely odpovedania a následnej komunikácie s konkrétnou osobou.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. b) tzv. predzmluvné vzťahy: spracu?vanie je nevyhnutne? aby sa na za?klade z?iadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvoreni?m zmluvy

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

Bezodkladne po ukončení komunikácie a predzmluvných vzťahov. V prípade uzatvorenia zmluvy prevádzkovateľ spracúva osobné údaje fyzickej osoby v inom informačnom systéme. V prípade neuzatvorenia zmluvy prevádzkovateľ pristúpi k likvidácii osobných údajov bez zbytočného odkladu od ukončenia komunikácie a preukázateľného ukončenia negociačného procesu.

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby, ktoré kontaktovali prevádzkovateľa s dopytom prostredníctvom kontaktného formuláru.

Kategórie osobných údajov

-         meno, priezvisko,

-         e-mail

-         t.č.

-         predmet záujmu/dopytu

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa

PROPAGÁCIA PREVÁDZKOVATEĽA - dokumentácia z podujatí

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania je propagácia prevádzkovateľa, jeho činnosti a aktivít. Z podujatia, ktorého je dotknutá osoba účastníkom sú zhotovené o účastníkoch, zaujímavých momentoch a aktivitách vyhotovené fotografie a v určitých prípadoch videozáznam. Fotografie alebo videozáznamy môžu byť zverejnené na oficiálnej webovej stránke prevádzkovateľa alebo sociálnych sieťach prevádzkovateľa – tzv. funpage.

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR. Hlavný záujem je propagovať činnosť prevádzkovateľa v záujme zvýšiť povedomie o jeho činnosti i mimo zárobkových aktivitách, ktoré realizuje na vlastné náklady.

Zverejnenie fotografií nenarušuje vážnosť, dôstojnosť ani bezpečnosť dotknutých osôb, dotknuté osoby majú právo prejaviť nesúhlas/nezáujem so zverejnením fotografií priamo na mieste, alebo prostredníctvom e-mailu.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

návštevník oficiálnej webovej stránky prevádzkovateľa,

marketingová agentúra

advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 rokov

Kategórie dotknutých osôb  

Zamestnanec

Verejnosť prítomná na organizovanou podujatí

Kategórie osobných údajov  

Fotografia alebo videozáznam, na kt. Sa nachádza podobizeň dotknutej osoby

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov - Neuskutočňuje sa